Nieuwe elektronische werkboeken vanaf 2020

2024 Auteur: James Gerald | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-12 17:46

Wij vertellen u wat u moet doen bij het wijzigen van de wijze van personeelsadministratie. Welke documentatie is nodig om de werkgever vanaf 2020 elektronische werkboeken te laten ontvangen.

Indiening van documenten

Het werd bekend dat vanaf 2020 elektronische werkboeken geldig zijn. Dit is een document dat analoog is aan het traditionele papieren document. Het is nog niet duidelijk wat Russische werkgevers moeten doen en waar ze de registratieprocedure moeten starten.

De overgang naar een nieuwe manier van administratie voeren kan door iedereen op vrijwillige basis worden uitgevoerd. U kunt ook een papieren document bewaren. Vanaf 2020 moeten alle werkgevers maandelijks informatie verstrekken aan de FIU over personeelswisselingen die hebben plaatsgevonden en over de keuze van de werknemer voor de wijze van bijhouden van met name elektronische werkboeken.

Stap-voor-stap instructie

Elk hoofd van het bedrijf dat vanaf 2020 overstapt op elektronische werkboeken, moet weten wat hij in dit geval moet doen en waar hij moet beginnen. Managers dienen de onderstaande stapsgewijze instructies zorgvuldig te bestuderen.

Interessant! Welke betalingen aan veteranen van vijandelijkheden zullen in 2020 zijn?

Bestellingen maken

Het eerste waar een werkgever mee moet beginnen bij de overstap naar elektronische werkboeken vanaf 2020 is het geven van opdrachten. Op basis van de documenten wordt bepaald wat er moet gebeuren door bepaalde ambtenaren, met name personeelsfunctionarissen, accountants, enz. Bestellingen zijn vereist:

• die het actieplan met betrekking tot de invoering van het document van het nieuwe formaat zal goedkeuren;
• betreffende de benoeming van personen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van boeken in elektronische vorm.

Wijzigingen in lokale wetten

Ook lokale handelingen van de onderneming zijn onderhevig aan aanpassingen. De volgende documenten worden gecorrigeerd:

• functiebeschrijvingen van degenen die officieel verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van elektronische werkboeken en voor het verstrekken van rapportageformulieren;
• workflow, namelijk het proces van het vormen van het algoritme, evenals de timing van de documentatie en het verstrekken van informatie;
• lokale wetten met gegevens over arbeidsdocumenten. Dit kunnen interne arbeidsregels of workflow-instructies zijn.

Interessant! De omvang van het kraamkapitaal per 1 kind in 2020

Gereedheidsgarantie voor gegevensoverdracht

Elke werkgever is verplicht te zorgen voor de bereidheid om informatie over werkzaamheden aan te leveren voor verwerking en opslag in de informatiebank van de pensioenautoriteit.

Het is ook noodzakelijk om een elektronische mailbox op te zetten zodat elke werknemer sollicitaties kan versturen om informatie over werkzaamheden te ontvangen.

Personeelsmelding

Allereerst is het belangrijk om de staat op de hoogte te stellen dat het documentformaat sinds 2020 is gewijzigd - dit is waar de werkgever mee moet beginnen voordat hij iets doet bij het overschakelen naar elektronische werkboeken. Dit moet voor juli van dit jaar gebeuren. Het meldingsformaat wordt onafhankelijk gekozen.

Werknemers moeten bekend zijn met wat het nieuwe documentformaat is, hoe het werkt en wat het oplevert. Het is ook belangrijk om uit te leggen hoe arbeidsinformatie kan worden verkregen.

Daarna moet elke werknemer van de onderneming tegen het einde van het lopende jaar een aanvraag indienen, waarin zij het geselecteerde formaat van het werkboek aangeven. Het is toegestaan om te vertrekken zoals voorheen, of volledig over te schakelen naar het elektronische systeem.

Er is geen vaste vorm voor de aanvraag, deze wordt opgesteld in welke vorm dan ook. Het wordt nog steeds aanbevolen om één aanvraagsjabloon te vormen.

Voordat u overstapt op elektronische werkboeken, geïntroduceerd vanaf 2020, is het belangrijk om papieren documenten grondig te controleren en ervoor te zorgen dat ze correct zijn ingevuld en onderhouden. Corrigeer en vul zo nodig de ontbrekende gegevens in.

Indiening van aanvragen

Uiterlijk op 31 december 2020 is het noodzakelijk om de ontvangst van aanvragen van het personeel over de keuze van het formaat van elektronische boeken te organiseren. Indien de werknemer om een goede reden niet binnen de gestelde termijn een aanvraag heeft ingediend, wordt hij in de gelegenheid gesteld dit op een ander moment te doen.

Goede redenen zijn onder meer: ziekteverlof, vakantie, zwangerschapsverlof, maar ook andere gronden waarop de werknemer zijn baan heeft behouden.

Uitgifte van papieren documenten

Al het personeel dat vóór begin volgend jaar voor het elektronische systeem heeft gekozen, moet hun papieren documenten in handen krijgen, die in het boek moeten worden ondertekend voor het registreren van de verplaatsing van werkboeken. Ook is het van belang om daarin aan te geven dat de werknemer een bijbehorende verklaring heeft ingediend.

Het lot van papieren documenten

Het is belangrijk op te merken dat papieren documenten naast de elektronische versie kunnen blijven worden gebruikt. Plantmanagers blijven de administratie bijhouden en bewaren deze op een daarvoor bestemde plaats. Gedurende dit jaar, dat als overgangsperiode is aangekondigd, zullen personeelsfunctionarissen informatie zowel op papier als in elektronische vorm invoeren.

Maar begin volgend jaar kunnen alleen die medewerkers die eind dit jaar een aanvraag met bijbehorend verzoek hebben weten in te dienen het papieren medium verlaten. Alle medewerkers die hun wens niet kenbaar hebben gemaakt aan de directie, worden aan het werk overgedragen.

Het elektronische systeem wordt doorlopend ingevoerd en het zal op elk moment mogelijk zijn om er vanaf papieren media op over te stappen. De arbeidsactiviteit van burgers die in 2021 voor het eerst solliciteren naar een baan, wordt alleen in het elektronische systeem geregistreerd, er wordt geen hardcopy verstrekt.

Elke werknemer kan informatie nodig hebben over zijn werkzaamheden. Om het te krijgen, moet u een aanvraag indienen bij de werkgever met het gespecificeerde verzoek.

Op zijn beurt is het management van het bedrijf, binnen drie dagen na ontvangst van de aanvraag, verplicht om het benodigde document aan de burger te verstrekken. De informatie moet worden gecertificeerd door het zegel en ondertekend door het hoofd. Informatie kan ook elektronisch worden verstrekt.

De directie van de onderneming wordt gestraft in geval van vertraging door eigen schuld bij het verstrekken van een document of het verstrekken van informatie over de activiteiten van een werknemer bij zijn ontslag. Het is ook aansprakelijk als:

• het document bevat onjuiste informatie over iemands werk of de reden voor het beëindigen van het contract;
• binnen de afgesproken termijn is informatie over de arbeidsactiviteit van de burger niet of niet volledig doorgegeven aan de pensioenautoriteit.

Als de onjuiste reden voor het ontslag van een burger een belemmering wordt voor tewerkstelling op een andere werkplek, kan de rechtbank de persoon een bedrag gelasten dat gelijk is aan het gemiddelde inkomen voor de gehele periode van zijn gedwongen "vakantie".

Samenvatten

1. Vanaf 2020 worden elektronische werkboeken geïntroduceerd. De vervanging van het oude format personeelsadministratie voor een nieuw wordt door medewerkers op vrijwillige basis uitgevoerd.
2. Wie wil overstappen op de elektronische vorm van het document, moet hiervoor voor het einde van het lopende jaar een aanvraag indienen. In dat geval worden papieren werkboeken aan hen overhandigd onder de handtekening in het boekhoudboekje.
3. Als de werknemer geen tijd heeft om het document binnen de gestelde termijn in te dienen, blijft de papieren administratie van zijn arbeidsactiviteit behouden.
4. Het elektronische systeem zal werken voor al het personeel, ook voor degenen die besloten hebben hun papieren media te behouden. In dit geval zijn personeelsfunctionarissen verplicht om zowel een traditioneel boek in te vullen als een elektronische administratie bij te houden.
5. U kunt ten slotte op elk moment overschakelen naar het nieuwe formaat.
6. Wie in 2021 gaat werken, kan geen papieren document meer krijgen. Hun activiteit wordt alleen geregistreerd in de vorm van een elektronisch werkboek.