Excursie naar het vak: eventmanager

2024 Auteur: James Gerald | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 14:14

Er zijn veel beroepen in de wereld. Van sommigen weten we alles, van anderen - iets minder, van de derde - helemaal niets. Dat laatste geldt vooral vaak voor die vacatures die op dit moment relevant en zeg maar in de mode zijn. We besloten u te vertellen over dergelijke beroepen en over wat specialisten in dergelijke functies doen. Ons eerste verhaal gaat over eventmanagers.

Wanneer we bijvoorbeeld als toeschouwers deelnemen aan een evenement, denken we er praktisch niet aan hoeveel moeite is geïnvesteerd in het voorbereiden en houden van deze conferentie, concert, tentoonstelling, enz. We zien alleen een mooie schelp die we leuk vinden, maar we weten niet hoeveel mensen 's nachts niet sliepen, een concept ontwikkelden, met klanten en aannemers onderhandelden, scripts schreven, muzikanten, acteurs, deelnemers noemden (afhankelijk van het soort evenement) en hoeveel van hen nu backstage of langs de gang, telefoon paraat houden, piekeren en al het mogelijke doen zodat wij, de kijkers, toch van alles kunnen genieten.

Vertegenwoordigers van dit moeilijke beroep, dat volledige toewijding en het vermogen om zichzelf te beheersen in elke crisissituatie vereist, worden eventmanagers genoemd.

Het woord "evenement" is vertaald uit het Engels als "evenement", en een evenementmanager is een persoon die verschillende soorten evenementen organiseert.

De rol van zo'n specialist is niet te onderschatten, want naast het feit dat hij verantwoordelijk is voor het succesvol laten verlopen van evenementen die voor ons zo vertrouwd zijn, maar nogal gecompliceerd qua voorbereiding van evenementen, helpt hij ook mee om een positief beeld te vormen van de klant, namelijk het bedrijf, groepen mensen of een persoon die de initiatiefnemer is van het evenement. … In de geschiedenis van eventmanagement zijn er vele voorbeelden van het succesvol inzetten van speciale events om een positief klantimago te creëren en te behouden. Zo werd in 2001 een snowboardwedstrijd gehouden op Vorobyovy Gory, georganiseerd door het bureau BrandNew-Momentum in opdracht van het bedrijf Nokia. De show werd bijgewoond door meer dan 30 duizend mensen, en de meest populaire bleek "Nokia-territorium" te zijn, waar degenen die dat wilden, vertrouwd konden raken met het modellengamma van de telefoons van het bedrijf en specialisten konden raadplegen.

Eventmanagers werken zowel in speciale bureaus als in de staf van grote organisaties. Interessant is dat volgens statistieken vrouwen dit beroep veel vaker kiezen dan mannen. Als u overweegt van beroep te veranderen, of gewoon meer wilt weten over degenen die speciale evenementen organiseren, dan is de onderstaande informatie iets voor u.

Wat is de verantwoordelijkheid van een eventmanager?

De specialist die verantwoordelijk is voor de voorbereiding, coördinatie en uitvoering van evenementen moet erop voorbereid zijn dat zijn takenpakket vrij breed zal zijn. Ze zijn allemaal haalbaar, hoewel ze concentratie vereisen en het vermogen om alles op tijd te doen.

1. Een eventmanager moet met elke klant een gemeenschappelijke taal kunnen vinden, ook al lijkt het alsof hij “van een andere planeet” komt. Deze vaardigheid is nodig om gezamenlijk een evenementenplan te ontwikkelen.

2. De specialist zoekt locaties voor evenementen, onderhoudt het contact met zijn deelnemers en is tevens op zoek naar de benodigde apparatuur.

3. De specialist dient voor diverse bedrijfsevenementen kant-en-klare programma's op voorraad te hebben om deze aan te kunnen bieden in het geval dat een ongepland evenement zo spoedig mogelijk moet worden voorbereid. In de regel verschijnen dergelijke programma's in de loop van het werk voor elke evenementmanager.

Budgetteren en vervolgens alle uitgaven beheersen is een van de kerntaken van een eventmanager.

4. Het kunnen berekenen van het budget van het evenement is ook de verantwoordelijkheid van de organisator van het evenement. Budgetteren en vervolgens alle onkosten beheersen is een van de kerntaken van een eventmanager.

5. Het bewaken van de nakoming van de contractvoorwaarden met de aannemers die betrokken zijn bij de voorbereiding van het evenement is een belangrijke verantwoordelijkheid van de specialist.

6. De evenementmanager moet de effectiviteit van de gehouden evenementen kunnen beoordelen. Dit is nodig om te begrijpen of het door de klant gestelde doel is bereikt, bijvoorbeeld om het verkoopniveau te verhogen.

Welke kwaliteiten moet een eventmanager hebben?

Aan specialisten worden een aantal eisen gesteld, maar die zijn allemaal terecht, omdat de effectiviteit van het werk van een eventmanager direct afhangt van zijn persoonlijke kwaliteiten.

1. Een organisator van een evenement moet sociaal en vriendelijk zijn. Het is uit deze vaardigheid dat een dergelijke plicht ontstaat als de noodzaak om absoluut met elke klant te onderhandelen.

Een eventmanager moet "multitasking" zijn, namelijk aan meerdere projecten tegelijk kunnen werken.

2. Stressbestendig en snel kunnen reageren op veranderende omstandigheden is bijna de belangrijkste vereiste voor eventmanagers. Vertegenwoordigers van dit beroep werken vaak in een noodmodus, blijven laat op, ze moeten hier en nu veel problemen oplossen.

3. De aanwezigheid van een creatieve inslag zal de eventmanager ook niet schaden: specialisten moeten vaak zelf scripts schrijven en nadenken over het concept van entertainmentevenementen.

4. Eventmanager moet "multitasking" zijn, dat wil zeggen, in staat zijn om aan meerdere projecten tegelijkertijd te werken.

5. Voor een specialist is "vriendschap met wiskunde" niet overbodig, wat zal helpen bij het maken van schattingen voor bepaalde evenementen.

Over welk ander beroep zou je meer willen weten?